El proveedor juega un papel fundamental en el proceso productivo de la empresa, pero hay muchas ocasiones en las que parece que es el único que debe preocuparse y luchar por que esa relación siga adelante.

La selección de un proveedor no es un proceso sencillo, y hay que invertir tiempo y recursos en llevar a cabo un proceso de selección y negociación que desemboque en una fuente de productos o servicios óptimos para la empresa.

La mejor forma de mantener una estructura de proveedores saludable y fiable, es cuidar la relación con los proveedores que ya han superado nuestros criterios de selección e ir trabajando poco a poco la mejora de las condiciones del servicio que nos prestan.

Hay una serie de actitudes que ponen en peligro la relación con los proveedores, y es misión del departamento de Compras cuidar los detalles

Falta de Transparencia

Los proveedores deben conocer todos los detalles de las condiciones y las circunstancias en las que tendrán que desarrollar su trabajo. Descubrir particularidades, dificultades técnicas o barreras que superar tras el acuerdo conducirá a malestar para ambas partes y pondrá en peligro el buen desarrollo del servicio.

Cambios en los requerimientos tras el acuerdo

Es relativamente común, sobre todo en servicios que se desarrollan durante periodos prolongados de tiempo, que algunas circunstancias puedan cambiar y es buena señal que el proveedor sea capaz de adaptarse a dichos cambios sin tener que salirse demasiado de los términos del acuerdo. Pero es contraproducente intentar que un proveedor ajuste el presupuesto para después pedirle algunos detalles “extra” cuando ya está embarcado en pleno proceso de servicio o fabricación. En algunos casos, la negociación en este punto es muy forzada, pues el proveedor ya se ve comprometido al haber iniciado su parte.

Adelantar trabajo o entregas y después rechazar propuesta

Cuando se abre un proceso de selección de proveedor, es común solicitar un cierto nivel de documentación y propuestas. Cuando el proceso avanza, y en especial durante la negociación, es razonable solicitar una documentación lo más descriptiva posible o la elaboración de prototipos, borradores, maquetas… Pero cuando se opta por pedir alegremente estos requerimientos cuando, a menudo, ni siquiera hay una decisión en firme por parte de la empresa para contratar ese servicio, puede darse el caso de que ciertos proveedores sufran en repetidas ocasiones esta inversión en tiempo, personal y recursos que después no se materializa en nada concreto.

Plazos

Es fundamental que los plazos de todo el proceso estén claros y se cumplan. Así se lo exigimos a los proveedores, y así también debe cumplir la empresa cuando se trata de cumplir con los pagos. En algunas ocasiones, los pagos se retrasan por fallos en la documentación o la información que gestiona el departamento de compras.

Hay factores que van a escapar al control y campo de acción del área de Compras de la empresa, pero en todo lo que sí es responsabilidad del personal de compras, es una buena costumbre asumir que cada acción a favor de cuidar la buena relación con los proveedores es sembrar de cara al futuro.