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Qué actitudes llevan a perder un proveedor y cómo evitarlo

El proveedor juega un papel fundamental en el proceso productivo de la empresa, hay muchas ocasiones en las que parece que es el único que debe preocuparse y luchar por que esa relación siga adelante. Pero, ¿qué es realmente un proveedor y cuál es su función?

Un proveedor, en el contexto empresarial, es una entidad o individuo que suministra productos, servicios o recursos necesarios para que una empresa pueda llevar a cabo sus operaciones y satisfacer las demandas de sus clientes. Su función es esencial en la cadena de suministro y el proceso productivo de la empresa.

La relación con un proveedor no se limita a una simple transacción comercial; es una colaboración estratégica que implica una interdependencia mutua. Los proveedores desempeñan un papel crítico en el suministro de materias primas, componentes, equipos, servicios y otros recursos esenciales que permiten a la empresa fabricar sus productos o prestar sus servicios.

Su papel va más allá de la entrega de productos o servicios; incluye aspectos como la calidad, la confiabilidad, la flexibilidad y la capacidad de respuesta a las necesidades cambiantes de la empresa. Un buen proveedor no solo cumple con los requisitos contractuales, sino que también contribuye al éxito general de la empresa al proporcionar soluciones, apoyo técnico, innovación y, en muchos casos, participación en la mejora continua de procesos y productos.

La mejor forma de mantener una estructura de proveedores saludable y fiable, es cuidar la relación con los proveedores que ya han superado nuestros criterios de selección e ir trabajando poco a poco la mejora de las condiciones del servicio que nos prestan.

Hay una serie de actitudes que ponen en peligro la relación con los proveedores, y es misión del departamento de Compras cuidar los detalles:

  • Falta de Transparencia: Los proveedores deben conocer todos los detalles de las condiciones y las circunstancias en las que tendrán que desarrollar su trabajo. Descubrir particularidades, dificultades técnicas o barreras que superar tras el acuerdo conducirá a malestar para ambas partes y pondrá en peligro el buen desarrollo del servicio.
  • Cambios en los requerimientos tras el acuerdo: Es relativamente común, sobre todo en servicios que se desarrollan durante periodos prolongados de tiempo, que algunas circunstancias puedan cambiar y es buena señal que el proveedor sea capaz de adaptarse a dichos cambios sin tener que salirse demasiado de los términos del acuerdo. Pero es contraproducente intentar que un proveedor ajuste el presupuesto para después pedirle algunos detalles “extra” cuando ya está embarcado en pleno proceso de servicio o fabricación. En algunos casos, la negociación en este punto es muy forzada, pues el proveedor ya se ve comprometido al haber iniciado su parte.
  • Adelantar trabajo o entregas y después rechazar propuesta: Cuando se abre un proceso de selección de proveedor, es común solicitar un cierto nivel de documentación y propuestas. Cuando el proceso avanza, y en especial durante la negociación, es razonable solicitar una documentación lo más descriptiva posible o la elaboración de prototipos, borradores, maquetas… Pero cuando se opta por pedir alegremente estos requerimientos cuando, a menudo, ni siquiera hay una decisión en firme por parte de la empresa para contratar ese servicio, puede darse el caso de que ciertos proveedores sufran en repetidas ocasiones esta inversión en tiempo, personal y recursos que después no se materializa en nada concreto.
  • Plazos: Es fundamental que los plazos de todo el proceso estén claros y se cumplan. Así se lo exigimos a los proveedores, y así también debe cumplir la empresa cuando se trata de cumplir con los pagos. En algunas ocasiones, los pagos se retrasan por fallos en la documentación o la información que gestiona el departamento de compras.

Hay factores que van a escapar al control y campo de acción del área de Compras de la empresa, pero en todo lo que sí es responsabilidad del personal de compras, es una buena costumbre asumir que cada acción a favor de cuidar la buena relación con los proveedores es sembrar de cara al futuro.

Selección Estratégica de Proveedores

La elección estratégica de proveedores es un proceso fundamental en la gestión de compras de cualquier empresa. Implica seleccionar cuidadosamente a aquellos proveedores que serán socios clave en el suministro de productos o servicios. A continuación, se detallan los pasos esenciales para llevar a cabo una selección efectiva del proveedor:

  • Análisis de Necesidades: El primer paso consiste en comprender las necesidades y requisitos específicos de la empresa. Esto implica definir qué productos o servicios se necesitan, las cantidades requeridas, los plazos de entrega, la calidad esperada y otros criterios relevantes.
  • Identificación de Proveedores Potenciales: Una vez que se conocen las necesidades, se debe identificar a los proveedores potenciales que pueden satisfacer esas demandas. Esto implica investigar en el mercado, buscar recomendaciones y evaluar la reputación de los proveedores.
  • Evaluación de Proveedores: Luego, se realiza una evaluación detallada de los proveedores potenciales. Esto incluye analizar su historial, experiencia, capacidad de producción, calidad de productos o servicios, ubicación geográfica, capacidad financiera y capacidad de cumplimiento de plazos.
  • Comparación de Ofertas: Se deben solicitar cotizaciones y propuestas a los proveedores preseleccionados. Es esencial comparar las ofertas en función de diferentes criterios, como precio, calidad, plazos de entrega y términos contractuales.
  • Negociación: La negociación con los proveedores es una parte crucial del proceso. Aquí se discuten los términos del contrato, incluidos los precios, las condiciones de entrega, los plazos de pago y otros aspectos relevantes. El objetivo es alcanzar un acuerdo mutuamente beneficioso.
  • Selección Final: Después de negociar con los proveedores, se realiza una selección final basada en la evaluación de todas las ofertas y las condiciones acordadas durante la negociación.
  • Establecimiento de Relaciones: Una vez seleccionado el proveedor, es importante establecer relaciones sólidas y de confianza. Esto implica definir claramente los roles y responsabilidades de ambas partes, así como mantener una comunicación abierta y transparente.
  • Monitoreo y Evaluación Continua: La gestión de proveedores no se detiene en la selección. Es fundamental realizar un seguimiento constante del desempeño del proveedor, evaluar si cumple con los acuerdos establecidos y estar preparado para realizar ajustes si es necesario.

La elección estratégica de proveedores es esencial para asegurar el suministro eficiente de productos o servicios, mantener costos controlados y garantizar la calidad. Un proceso de selección riguroso y una gestión continua de relaciones con proveedores contribuyen significativamente al éxito de la empresa.

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