La gestión de contratos es un proceso crítico para cualquier negocio que aspire a tener un control exhaustivo y optimizado de sus relaciones comerciales. Los contratos, desde su solicitud hasta su firma y su administración continua, son la columna vertebral y un recurso valioso para cualquier empresa, ya que facilitan el establecimiento de relaciones fructíferas y duraderas.

Cada empresa tiene que manejar una cierta cantidad de contratos, pero cuando este número crece considerablemente, la gestión manual de los contratos se convierte en un desafío: inversión de recursos en el proceso, errores en la administración, incumplimiento de plazos y pérdida económica. Por ello, es vital adoptar medidas adecuadas para una gestión eficiente de los contratos.

Qué es la gestión de contratos

La gestión de contratos se refiere a la supervisión sistemática y centralizada de todas las fases en el ciclo de vida de un contrato. Este proceso abarca desde la etapa inicial de solicitud, pasando por la elaboración, revisión y firma del contrato, hasta su finalización o renovación. También incluye el seguimiento de la implementación de los términos y condiciones acordados en el contrato.

Por ello, es fundamental adoptar una estrategia colaborativa para la gestión de contratos, implementando un sistema inteligente que permita digitalizar.
administrar y organizar los diversos documentos en un depósito digital unificado.

La necesidad de contar con una buena gestión de contratos

La gestión de contratos se vuelve imprescindible para las empresas debido a que los contratos constituyen la columna vertebral de las relaciones comerciales entre organizaciones, clientes y socios. Una inadecuada gestión de estos puede resultar en una variedad de complicaciones, como incidencias en el nivel de calidad y servicio, ineficiencias en tiempo y recursos empleados en las negociaciones y aprobaciones, incumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos, y potencialmente, pérdidas financieras a raíz de errores en la administración manual de los contratos.

Estos desafíos pueden dar lugar a pérdidas de valor de los contratos. Esto se refiere a la disminución en el valor económico de un contrato a causa de
factores externos o internos, como cambios en las condiciones del mercado no previstos, variaciones en los precios de los activos relacionados, errores en la gestión contractual, o la ocurrencia de sucesos inesperados durante la vida del contrato que impidan la ejecución del mismo.

Esta situación, que afecta tanto a contratos con clientes como con proveedores, siempre implica pérdidas económicas que impactan en los
resultados del negocio.

Beneficios de la gestión de contratos

Los beneficios de la gestión de contratos se extienden por diversas áreas, desde la mejora de la eficiencia y la colaboración hasta la
claridad y cumplimiento de metas, transparencia y responsabilidad.

• Mejora en la eficiencia: Una eficiente gestión de contratos acelera el cumplimiento contractual y reduce los costes de administración. Al centralizar la gestión documental se proporciona mayor claridad para los integrantes del equipo de diversas áreas y para los proveedores. Incorporando tecnología para la simplificación y automatización de procesos, los documentos y cambios se vuelven más accesibles y se reducen los tiempos de respuesta ante modificaciones, adiciones o retos.
• Mitigación de riesgos: Durante la redacción de un contrato se identifican metas y objetivos esenciales para el negocio. Un adecuado proceso de gestión de contratos define expectativas alrededor de esas prioridades y asegura que se cumplan las obligaciones del contrato. Este beneficio es mutuo, empresa y proveedor se apoyan en el sistema para asegurar el desempeño y cumplimiento de los acuerdos. Las regulaciones cambian constantemente y es esencial estar al día para asegurar que los proyectos cumplan con ellas. El seguimiento de activos, obligaciones y disposiciones es crucial para mitigar el riesgo de pérdidas financieras. La capacidad de seguimiento de una herramienta de gestión de contratos permite evaluar constantemente el desempeño y cumplimiento en tiempo real.
• Fomento de relaciones duraderas: Una experiencia positiva en la gestión de contratos genera socios de valor y relaciones de confianza con los proveedores. Esto es particularmente valioso industrias, en la contratación de bienes y servicios estratégicos para la empresa, y en proyectos diseñados a largo plazo.
• Transparencia y control: Una adecuada herramienta de gestión de contratos permite organizar y centralizar documentos y procesos, haciendo que la información y el análisis de la empresa sean más accesibles. Los informes estandarizados y el mantenimiento de registros propician exactitud y visibilidad, generando información útil para la toma de decisiones. Con una gestión transparente de los contratos, es menos probable que los proyectos se detengan por desafíos desconocidos o problemas de cumplimiento.

El uso de un software de gestión de contratos

Un software de gestión de contratos es una solución tecnológica diseñada para ayudar a las empresas a automatizar y mejorar sus procesos de gestión de contratos. Este tipo de soluciones, proporcionan a las empresas un control integral sobre el ciclo de vida de sus contratos, desde la etapa de solicitud hasta la firma y cumplimiento del contrato.

Estas plataformas deben ofrecer un espacio centralizado y seguro donde se pueden almacenar, buscar, compartir y colaborar en el proceso de creación, revisión, firma y seguimiento de contratos. Es crucial que la solución seleccionada cuente con funcionalidades y recursos como la capacidad para
personalizar flujos de trabajo para cada contrato, facilitando así la agilidad en los procesos de aprobación y firma, herramientas para facilitar
la creación de contratos, con repositorios y biblioteca digital e integración de las condiciones de la adjudicación, y un sistema de alertas y recordatorios para eventos importantes, como las fechas de renovación y vencimiento de los contratos.

Por otro lado, un software eficaz de gestión de contratos también debe proporcionar análisis y reporte integrando herramientas de business intelligence que permitan a los gestores tener visibilidad y conocimiento continuo sobre el desempeño de los contratos y los riesgos asociados. Esto posibilita que las empresas tomen decisiones más fundamentadas, mitiguen o eliminen riesgos y gestionen de manera más efectiva la relación con sus proveedores.

Cómo Fullstep puede ayudar con la gestión de contratos en una empresa

En Fullstep, ayudamos a nuestros clientes a mejorar su eficiencia y competitividad, y a reducir los riesgos derivados de una gestión de contratos inadecuada apoyándonos en diversos servicios y soluciones tecnológicas, que pueden contratarse de forma independiente o complementaria, según las necesidades específicas de cada organización.

Nuestro software de gestión de contratos incluye todas las funcionalidades para maximizar el valor de los contratos, personalizadas a las necesidades de cada organización. Por otro lado, el BPO (Business Process Outsourcing) de contratos es un servicio que permite a las empresas optimizar sus operaciones y mitigar los riesgos asociados al ciclo de vida de los contratos.

El BPO de contratos convierte los costes fijos asociados a los recursos encargados de esta gestión, en variables, creando oportunidades de ahorro con un impacto significativo en la organización. Al maximizar la eficiencia del proceso de adquisiciones, se elimina el riesgo asociado a la variabilidad de la actividad, garantizando la calidad y el cumplimiento de los plazos. Al mantener bajo control el ciclo de vida del contrato, se evitan riesgos innecesarios.

Los servicios de gestión de contratos permiten a los equipos internos ser más competitivos y eficientes. Así, se maximiza el rendimiento operativo mientras se reduce el riesgo para la organización. Desde Fullstep nos encargamos de todas las tareas relacionadas con la administración y gestión documental de contratos, desde la elaboración de borradores bajo las políticas y estándares de la organización, la gestión de firmas, el control y entrega
de la documentación.

Entre los beneficios de contratar los servicios BPO de los procesos de compras y aprovisionamiento se encuentran:

• Reducción y variabilización de costes: Nuestro modelo está diseñado para reducir los costes de transacción.
• Flexibilidad y reducción de riesgos: Gestionamos eficientemente las fluctuaciones en los niveles de trabajo, las urgencias y el control de riesgos.
• Eficiencia y calidad: Nuestros servicios aseguran la estandarización, optimización y digitalización operativa, la reducción del tiempo por proceso y la eliminación de tareas rutinarias de los equipos internos.