La compra de productos y servicios en las empresas suele suponer cerca del 60% de sus ingresos, por lo que constituye una parte importante en la que hacer un esfuerzo por optimizar los costes.

No existe una estrategia única, y cada empresa busca mejorar el rendimiento de esta partida según sean los puntos estratégicos de las partes de mayor valor en su negocio.

En todo caso, una herramienta que siempre implica una mejora y una reducción de costes, es el Plan de Negociación. Con una adecuada planificación y una estrategia consistente, podremos obtener las mejores condiciones de nuestros proveedores.

Un plan de negociación debería detallar todas las negociaciones que se llevarán a cabo con nuestros proveedores a lo largo de un año y debería contemplar una serie de aspectos fundamentales, como son el calendario de realización, los recursos internos necesarios, así como los objetivos de ahorros con respecto a los precios actuales.

Algunos puntos que cuidar especialmente en el plan de negociación serían:

– Hacer una relación clara y específica sobre nuestras necesidades. Todos los proveedores deben tener la misma información que el proveedor actual ya que la falta de información hace temer a los proveedores de la existencia de costes ocultos, por lo que no podrán ajustar sus ofertas a la baja.

– Invitar al máximo número de proveedores potenciales. La globalización y las nuevas tecnologías están permitiendo llegar a un número exponencialmente mayor de proveedores potenciales.

– Negociar con los proveedores hasta asegurarnos que se consigue el mejor acuerdo según la situación del mercado. Es impresionante el margen de mejora que tienen las ofertas de los proveedores en una situación de competencia.

Un proceso de negociación suele ser un proceso relativamente largo, que puede durar entre dos y cuatro meses dependiendo de la complejidad del producto o servicio que se requiere.

La cuestión es que toda empresa debería considerar el precio que tiene el no contar con un plan de negociación. Por ejemplo, solicitar ofertas sin detallar claramente lo que necesitamos, implica que solamente el proveedor actual conocerá realmente nuestra necesidad. No contar con una selección de varios proveedores a los que acudir, empobrece las opciones y ventajas disponibles de cara a cambiar y nos obliga a partir de cero cada vez que queramos iniciar un proceso de contratación si perdemos el proveedor anterior.

Por increíble que parezca, la inexistencia de un plan de negociación es una situación muy habitual entre la gran mayoría de empresas, especialmente entre las pymes donde el día a día les impide detenerse en una correcta planificación de las compras.

La mejor forma de aprovechar las ventajas de un plan de negociación sin perder demasiado tiempo en tener que elaborarlo y testearlo, es la utilización de herramientas específicas para gestionar eficientemente la información de proveedores y ofertas o bien la agregación del volumen de compra con el de otras compañías a través de negociaciones conjuntas, que es una práctica cada vez más común y, que está dando muy buenos resultados.

Por nuestra experiencia, todas aquellas empresas que realizan un plan de negociación y lo ejecutan correctamente pueden conseguir ahorros en torno al 10% y, por tanto, mejorar significativamente su cuenta de resultados.

En tiempos de crisis en los que los directivos y empresarios de las empresas buscan desesperadamente maneras de reducir costes para poder sortear una reducción de ventas sin precedentes, potenciar la función de compras a través de un plan de negociación parece una buena opción. Y ante una posible recuperación económica, es doblemente conveniente poder optar por las ofertas más competitivas que vayan en línea con la eficiencia que posicione a la empresa en una posición aventajada en el mercado.