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La importancia de la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros

La integración de sistemas para la gestión de compras y suministros proporciona múltiples oportunidades para una operativa y colaboración más inteligente y efectiva entre la empresa y su cadena de suministro. Esta integración puede potenciar el rendimiento operacional, generar predicciones más certeras, aumentar la rentabilidad y permitir un mayor desarrollo de los proveedores.

En qué consiste la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros

El alcance de la integración de sistemas para la gestión de compras y suministro comprende el modelo, la estructura, las políticas, la organización y la definición de los procesos de la empresa dirigidos a asegurar el suministro, así como la tecnología que le da soporte.

La integración de sistemas en la gestión de compras y suministro debe ser resultado es un plan que combine las mejores prácticas de desarrollo, eficiencia e innovación adaptadas a las necesidades específicas de cada negocio. Así, la implantación de las estrategias y el modelo organizativo, operativo y tecnológico adecuados, asegura el desarrollo de ventajas competitivas capaces de aumentar la eficiencia, mejorar el rendimiento y maximizar la rentabilidad de forma duradera.

Los beneficios de la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros

La lista de ventajas derivadas de la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros es extensa. Estos son algunos de los beneficios inmediatos integrar estos sistemas:

  1.  Incremento de la  eficiencia operativa. La integración de sistemas permite normalizar, simplificar y agilizar los procesos de gestión de proveedores, licitaciones, contratos y aprovisionamiento simplificando de esta forma las operaciones de compras y suministros, y potenciando la eficiencia operativa.
  2.  Mayor visibilidad y control. Mediante la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros, se obtiene una visibilidad total de la cadena de suministro. Esto se traduce en un control más preciso sobre los procesos y en una toma de decisiones más fundamentada.
  3. Mejora de la rentabilidad. Una adecuada integración de sistemas en la gestión de compras y suministros impulsa la competitividad de la empresa al asegurar las mejores condiciones de contratación, el cumplimiento de todos los usuarios de las políticas de compras y los acuerdos negociados, y la reducción de los costes operativos. Esto se traduce en la mejora de la rentabilidad del negocio.
  4. Cumplimiento. La integración de sistemas para la mejora de la gestión de compras y suministro, garantiza el cumplimiento de los requerimientos y políticas de la empresa y el marco regulatorio. Adicionalmente estos sistemas facilitan la realización de auditorías para comprobar este cumplimiento.

 No obstante, es esencial tener en cuenta ciertos factores antes de embarcarse en este proceso.

Factores a tener en cuenta antes de la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros

La decisión de integrar sistemas en la gestión de compras y suministros debe tomarse atendiendo a la consideración de diversos factores entre los que se incluyen:

Disponibilidad de recursos: es vital asegurarse de contar con los recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de integración de sistemas, es decir la disposición del equipo técnico requerido, o el tiempo y presupuesto suficientes.

Conocimiento y soporte técnico: el proceso de integración de sistemas puede ser complejo y requerir cierto grado de experiencia técnica. Por tanto, resulta imprescindible disponer de un equipo de soporte técnico sólido y fiable, o acompañarse de un partner que pueda asumir este rol durante todo el proceso.

Resistencia al cambio: como ocurre al llevar a cabo cualquier cambio estructural dentro de una organización, es posible encontrar resistencia a diferentes desde diferentes niveles y áreas. Es crucial contar con un plan para gestionar dicha resistencia y garantizar una transición sin contratiempos hacia la integración de sistemas.

Proceso para la integración de sistemas en la gestión de compras y suministros

El objetivo de la integración de sistemas en la gestión de compras y la cadena de suministros es mejorar, normalizar, agilizar y facilitar la toma de decisiones estratégicas en la gestión de estas operaciones. Para ello es recomendable seguir una serie de pasos que se enumeran a continuación:

Analizar la situación actual e identificar las oportunidades. Analizar los procesos actuales, las necesidades de los usuarios internos y los proveedores así como las circunstancias específicas propias del negocio.

Establecer una visión. Decidir qué modelo de gestión de compra y suministro es óptimo implementar para estas necesidades. Es necesario asentar las bases de este modelo sobre objetivos para los procesos y los indicadores concretos a mejorar. 

Elaborar estrategias. Buscar sinergias con el negocio y diseñar mecanismos que generen el máximo valor para la organización, los proveedores y otros actores involucrados. Estos deben promover oportunidades de crecimiento, construir confianza y desarrollar sistemas de apoyo mutuo.

Diseñar una estructura organizacional optimizada. Definir cómo se coordinarán las diferentes partes y usuarios para asegurar el cumplimiento de las estrategias y la política de compras y mejorar su gestión  en cada fase del proceso., a través de un modelo de gestión flexible que permita alcanzar los objetivos involucrando a los principales stakeholders.

Seleccionar herramientas tecnológicas. En particular, aquellas que permitan cumplir la hoja de ruta y el alcance definido en los pasos anteriores, y adaptarse completamente a las necesidad, procesos y objetivos del negocio. 

Implementar el sistema de gestión de compras y suministro. Asegurar un proceso de implementación y adopción ágil sin renunciar a la personalización a través de la configuración de flujos de trabajo, formularios, plantillas, y otros recursos que potencian el ajuste, la accesibilidad y la usabilidad de los sistemas. 

Capacitar y dar acompañamiento a los usuariosDiseñar un plan de lanzamiento y despliegue que garantice un acompañamiento y soporte óptimo para todos los usuarios, tanto dentro como fuera de la organización, para extraer todo el valor de los sistemas de gestión de compras y suministro implantados.

Siguiendo estas recomendaciones, será posible lograr una efectiva integración de sistemas de gestión de compras, que se traducirá en mejores resultados a largo plazo para la empresa.

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