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La agilidad es clave en la optimización de compras. Estrategia de tareas en paralelo

Dentro de la estrategia de optimización de la Función de Compras en la empresa, pueden darse procesos dependientes, que muchas veces crean solapamientos y cuellos de botella difíciles de resolver.

La experiencia nos ha llevado, poco a poco, a saber reconocer las tareas que entran en dicho “baile” y que precisan de una adecuada actitud de consecución en tiempo real, coordinadas, a pesar de pertenecer a dos ámbitos diferentes que tendemos a separar de forma marcada en el tiempo.

Se plantea una primera fase en la que se trabaja por definir claramente el programa en función de la realidad de la empresa. De esta forma, se elabora un análisis de la situación actual, a través del estudio de las cifras de gasto actuales, presupuestos, así como contratos y acuerdos vigentes con proveedores.

A partir de estas tres tareas básicas de análisis y definición, se elabora el Plan Director de la implantación, basado, principalmente, en las fichas de las acciones por categorías y en la planificación con el calendario de ejecución de dichas acciones.

Hasta aquí tenemos un plan ordenado y organizado de forma convencional según los patrones a los que estamos acostumbrados en el ámbito de la consultoría.

Pero la clave para que el plan de optimización se lleve a cabo con éxito, sin retrasos ni puntos de estancamiento, es la agilidad que proporciona la estrategia de tareas en paralelo. De esta forma, una vez analizadas ciertas partidas, presupuesto o contratos con los que se avanza más deprisa, se pasa al punto de identificar estrategias y posteriormente acciones para éstas, aunque haya otras partidas que estén requiriendo más tiempo en alguna de las etapas del proceso.

Con esta estrategia, se llega al Plan Director en un plazo de tiempo mucho menor que si se hubiesen ido acometiendo las etapas de forma escalonada, esperando a tener todas las tareas finalizadas en cada una de las etapas.

En una segunda fase, se acomete la ejecución de las acciones definidas y la obtención de ahorros por eficiencia y negociación con proveedores, a través de una gestión completa de los procesos de compra asociados, incluyendo acciones de eficiencia.

Y también en esta segunda fase, juega un papel fundamental el desarrollo, en paralelo, de una monitorización y seguimiento de los resultados, que va a permitir proponer acciones correctivas que atajen posibles ineficiencias o la falta de consecución de los objetivos en su inicio, a tiempo de evitar inercias negativas y lentitud en la obtención de ahorros.

Agilidad y Mejora de Procesos en la Optimización de Compras

En el competitivo mundo empresarial de hoy, la agilidad se ha convertido en un factor crucial para el éxito de las organizaciones. Esto es especialmente cierto en el área de la Función de Compras, donde la eficiencia y la efectividad en la gestión de recursos pueden marcar una gran diferencia. En este contexto, la estrategia de tareas en paralelo emerge como un enfoque innovador y vital para optimizar los procesos de compra.

La Importancia de la Estrategia de Tareas en Paralelo

La optimización de compras no es solo una cuestión de encontrar el mejor precio; también implica la gestión eficiente de múltiples procesos interdependientes que, sin el enfoque correcto, pueden crear solapamientos y cuellos de botella. Aquí es donde entra en juego la estrategia de tareas en paralelo. Esta metodología permite trabajar simultáneamente en diferentes fases del proceso de compra, lo que no solo acelera el tiempo de ejecución sino que también mejora la capacidad de respuesta ante cambios imprevistos en el mercado o en la propia organización.

En función de ese diagnóstico, se identifican las estrategias diferenciadas que se delinean a partir de la segmentación en categorías y sus posiciones en el mapa de gasto. Se definen también, de forma concreta, las acciones para la reducción de costes analizando el mercado de la oferta, elaborando fichas para cada acción de mejora de costes. Estas son las fases clave en la Estrategia de Tareas en Paralelo:

La primera fase

Definición y Análisis: Este es el punto de partida, donde se evalúa la situación actual de la empresa, revisando las cifras de gasto, presupuestos y contratos vigentes. Es crucial para entender el contexto y las necesidades específicas de la organización.
Identificación de Estrategias y Acciones: Basado en el análisis previo, se segmentan las categorías de gasto y se planifican acciones concretas para la reducción de costes. Este paso es dinámico y se adapta a las variaciones en el análisis inicial.
Elaboración del Plan Director: Aquí se consolida todo el trabajo realizado en las fases anteriores. Se crea un plan detallado que incluye un calendario de ejecución y un seguimiento constante.

La Segunda Fase

Una vez establecido el Plan Director, se procede a la ejecución de las acciones definidas. Esta fase no solo incluye la implementación de las estrategias de reducción de costes sino también un monitoreo continuo de los resultados. Este seguimiento es crucial para identificar rápidamente áreas de mejora y aplicar acciones correctivas, asegurando así el éxito del plan de optimización.

Conclusión: La Agilidad como Motor de Éxito

La implementación de una estrategia de tareas en paralelo en la Función de Compras no solo aporta eficiencia y agilidad, sino que también se traduce en una ventaja competitiva significativa. Al permitir una gestión más dinámica y adaptativa de los procesos de compra, las empresas pueden responder mejor a los desafíos del mercado y alcanzar sus objetivos financieros de manera más efectiva.

Programa Acelerado de Reducción de Costes (PARC)

El Programa Acelerado de Reducción de Costes (PARC) que tan importante es en este tramo final del año en el que acechan los problemas asociados a la elaboración de los presupuestos para el siguiente año, logra implementar en la compañía un plan de optimización que se incorpora de forma rápida gracias a dos grandes fases en las que hay una superposición de las tareas que así lo permiten, logrando adelantar resultados.

Un ejemplo concreto de la aplicación exitosa de esta estrategia es el Programa Acelerado de Reducción de Costes (PARC). Este programa, crucial en la etapa final del año, especialmente en la preparación de los presupuestos para el siguiente, demuestra cómo la implementación de una estrategia de tareas en paralelo puede optimizar significativamente los procesos de compra. El PARC comienza con una fase de definición y análisis, seguida por la identificación de estrategias y acciones específicas para la reducción de costes, todo ello mientras se avanza en otras áreas simultáneamente.

Si quieres saber más sobre esta estrategia de obtención rápida de resultados con tareas en paralelo, no dudes en pedir más información.

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