Dentro de la estrategia de optimización de la Función de Compras en la empresa, pueden darse procesos dependientes, que muchas veces crean solapamientos y cuellos de botella difíciles de resolver.

La experiencia nos ha llevado, poco a poco, a saber reconocer las tareas que entran en dicho “baile” y que precisan de una adecuada actitud de consecución en tiempo real, coordinadas, a pesar de pertenecer a dos ámbitos diferentes que tendemos a separar de forma marcada en el tiempo.

Por ejemplo, el Programa Acelerado de Reducción de Costes (PARC) que tan importante es en este tramo final del año en el que acechan los problemas asociados a la elaboración de los presupuestos para el siguiente año, logra implementar en la compañía un plan de optimización que se incorpora de forma rápida gracias a dos grandes fases en las que hay una superposición de las tareas que así lo permiten, logrando adelantar resultados.

Se plantea una primera fase en la que se trabaja por definir claramente el programa en función de la realidad de la empresa. De esta forma, se elabora un análisis de la situación actual, a través del estudio de las cifras de gasto actuales, presupuestos, así como contratos y acuerdos vigentes con proveedores.

En función de ese diagnóstico, se identifican las estrategias diferenciadas que se delinean a partir de la segmentación en categorías y sus posiciones en el mapa de gasto.

Se definen también, de forma concreta, las acciones para la reducción de costes analizando el mercado de la oferta, elaborando fichas para cada acción de mejora de costes.

A partir de estas tres tareas básicas de análisis y definición, se elabora el Plan Director de la implantación, basado, principalmente, en las fichas de las acciones por categorías y en la planificación con el calendario de ejecución de dichas acciones.

Hasta aquí tenemos un plan ordenado y organizado de forma convencional según los patrones a los que estamos acostumbrados en el ámbito de la consultoría.

Pero la clave para que el plan de optimización se lleve a cabo con éxito, sin retrasos ni puntos de estancamiento, es la agilidad que proporciona la estrategia de tareas en paralelo. De esta forma, una vez analizadas ciertas partidas, presupuesto o contratos con los que se avanza más deprisa, se pasa al punto de identificar estrategias y posteriormente acciones para éstas, aunque haya otras partidas que estén requiriendo más tiempo en alguna de las etapas del proceso.

Con esta estrategia, se llega al Plan Director en un plazo de tiempo mucho menor que si se hubiesen ido acometiendo las etapas de forma escalonada, esperando a tener todas las tareas finalizadas en cada una de las etapas.

En una segunda fase, se acomete la ejecución de las acciones definidas y la obtención de ahorros por eficiencia y negociación con proveedores, a través de una gestión completa de los procesos de compra asociados, incluyendo acciones de eficiencia.

Y también en esta segunda fase, juega un papel fundamental el desarrollo, en paralelo, de una monitorización y seguimiento de los resultados, que va a permitir proponer acciones correctivas que atajen posibles ineficiencias o la falta de consecución de los objetivos en su inicio, a tiempo de evitar inercias negativas y lentitud en la obtención de ahorros.

Si quieres saber más sobre esta estrategia de obtención rápida de resultados con tareas en paralelo, no dudes en pedir más información.