El mundo de la empresa está cambiando, tanto en estructura como en forma, y los profesionales de los distintos departamentos también ven cómo sus homólogos en nuevas compañías que emergen a la luz de una nueva era profesional llevan un equipaje intelectual y habilidades adaptadas a un nuevo escenario y a nuevas reglas del juego.

El Director de Compras sigue necesitando tener dotes de liderazgo, pero debe evolucionar a un equipo de trabajo más horizontal y conectado, en el que es importante dejar espacio para las ideas y propuestas de todos los profesionales de éste.

Y la capacidad de negociación seguirá siendo fundamental para el profesional de Compras en la empresa, pero crece la importancia de competencias previas al proceso de negociación en las compras y aprovisionamiento, que vamos a repasar dentro de cinco áreas básicas: habilidades sociales, técnicas, analíticas, creativas y gestoras.

Empatía y comunicación

Siempre pensamos en la capacidad de negociación como una aptitud en sí misma, pero cada vez queda más patente que se compone de una serie de características de la personalidad de la persona, de forma que dos personas con aptitudes relativamente diferentes, pueden ser buenos negociadores en un mismo contexto.

El profesional de compras que sea capaz de interiorizar los puntos clave de las necesidades del cliente de la empresa, sabrá identificar los aspectos fundamentales de las materias primas o de los servicios que la empresa debe adquirir para hacer una aproximación lo más eficaz y acertada posible para lograr la satisfacción de éste. Un fabricante textil que identifica una preocupación especial en sus clientes acerca de los derechos de los trabajadores que han elaborado las fibras o tejidos de los que se provee, verá importante contar con proveedores que cumplan adecuadamente con políticas de derechos de sus trabajadores.

Las formas y medios en los que se negocian acuerdos con proveedores también van variando y un profesional que domina la habilidad de comunicación y sabe transmitir de forma concreta y eficaz, va a poder resolver procesos de negociación con un menor desgaste por parte de ambas partes, y con mayor agilidad. Es mucho más eficiente que se pueda negociar un contrato con un proveedor en China mediante varios encuentros mediante videoconferencias en las que se traten los puntos con claridad y entendimiento para tener un encuentro final presencial en vez de tener que realizar varios viajes sin lograr un marco claro y concreto del acuerdo.

De cara al propio cliente interno dentro de la empresa, el profesional de compras debe hacer suyos los requerimientos básicos de lo que se necesita en la compañía, así como saber transmitir los puntos de valor de una materia prima o de un servicio innovador que puede cubrir las expectativas del departamento correspondiente aunque no se trate del producto o servicio que se ha estado adquiriendo de forma tradicional en la empresa.

Nuevas Tecnologías

Está claro. Las nuevas herramientas del profesional actual se basan en la “nube”, el entorno “online” y los dispositivos móviles. Para competir al mismo nivel que el resto de compañías, los empleados de una empresa deben desarrollar las competencias técnicas necesarias para moverse con soltura en el nuevo escenario TIC.

Es una realidad que ya está dando una grandísima ventaja a los que han sabido adaptarse con rapidez al cambio de paradigma, y el profesional de compras debe ser consciente de su responsabilidad en adquirir estas competencias dentro de su vertiente profesional de interactuar con otras empresas y agentes del tejido empresarial. La productividad se ve multiplicada sustancialmente, las tareas se resuelven en tiempo real, de forma conectada y todo queda recogido y debidamente documentado.

La utilización de herramientas de gestión basadas en servicios web o plataformas online, van a permitir a todo el equipo del Departamento de Compras trabajar de forma sincronizada y con una visibilidad amplia del proceso de gestión de la función de compras, e incluso de forma conectada con otras áreas de la empresa.

Aprovechar todo el potencial de estas aplicaciones y herramientas precisa una actitud de querer aprender y estar al día en el manejo de las nuevas tecnologías que van imponiéndose a todos los niveles en el entorno profesional.

Visión y Perspectiva de conjunto

Como siempre que se produce un cambio de paradigma importante, en esta revolución en el sector negocios también es crucial saber abstraerse de los efectos más obvios y puntuales para tomar distancia y contemplar la escena desde una visión de conjunto, tratando de considerar todos los elementos en juego.

Mientras muchos se limitan a considerar una necesidad de ahorro, puro y duro, en costes, un profesional que cuenta con una visión estratégica de la situación, ya ha detectado una evolución en el modelo que rige las distintas variables del ciclo de producción de un producto y se enfoca en optimizar las distintas fases de éste.

En este aspecto, cobra especial importancia la posibilidad de contar con herramientas analíticas y de gestionar los procesos de forma que se puedan recoger datos para su posterior análisis. Poder medir y conocer de forma explícita lo que ocurre en cada fase, dota al profesional de la materia base para sacar conclusiones y deducir los puntos calientes en los que hay que intervenir. También permite el cálculo de indicadores clave o KPI que permitan ir comparando el rendimiento y la respuesta ante cambios o variaciones de cualquier tipo.

Si la función de compras se desarrolla sobre una plataforma que registre toda la actividad y los distintos procesos, el profesional podrá extraer en cualquier momento los datos que necesita para contar con un adecuado análisis que le permita tener la visión que le ayude a tomar las decisiones adecuadas frente a las distintas situaciones que se irán produciendo.

Creatividad e Innovación

Aunque siempre ha sido importante que los profesionales cuenten con una buena capacidad de adaptación frente a los cambios, la situación de alta competitividad en la que se desarrollan los negocios en la época actual, exige una actitud más proactiva y un profesional que sepa responder a los cambios con soluciones que marquen nuevas líneas de acción, que no se limiten a prolongar un poco más la vida de arquetipos anteriores o modelos tradicionales.

Estar despiertos ante nuevas posibilidades de innovación y delinear soluciones creativas que provoquen mejoras cualitativas significativas en los procesos y en la gestión de la función de compras será la actitud que un buen profesional de compras mantendrá en su propuesta de valor para a empresa.

Gestión del cambio

Desde un punto de vista teórico, cualquier planteamiento de innovación y mejora suena bien. Pero la práctica ya ha demostrado que los cambios son complejos y crean pequeñas situaciones de conflicto que hay que saber gestionar y resolver de forma adecuada, para evitar un mal crónico que reste efectividad a la solución de mejora que se pretendía implantar.

Aunque es una aptitud que debe brillar especialmente en el Director del Departamento de Compras de la empresa, en general, es una habilidad que tendrán que desarrollar todos los empleados del departamento para ayudar al resto de áreas de la empresa a aceptar la parte del cambio que les afecte.

Desde los miedos iniciales, hasta una normalización de la utilización de un nuevo protocolo, el uso de una nueva tecnología o, simplemente, el cambio de un proveedor, con una adecuada gestión en el proceso que conduce hacia el cambio, se logra cumplir objetivos y minimizar el impacto negativo en el resto de actividades de la empresa.

El profesional de compras vive, o debe vivir, constantemente asomado al escenario que rodea  a la empresa, pues es la vía de entrada de recursos materiales para la empresa, y sus habilidades deben evolucionar según va progresando dicho escenario.