Observamos que a menudo se añade la etiqueta “estratégico” a cualquier proceso de negocio, pero lo cierto es que sin automatización ni herramientas tecnológicas, difícilmente se puede hablar de un sistema eficiente y competitivo. Y el caso de las “Compras estratégicas” no es una excepción. En la mayoría de los sectores, han aumentado las expectativas de los consumidores, los “commodities” sufren muchas variaciones, y las condiciones del mercado son demasiado volátiles como para continuar por la vía tradicional. Los departamentos de Compras deben de ser ágiles y adaptarse a condiciones de mercado altamente variables y de gran impacto en el negocio.

Los sistemas automatizados han llegado a las empresas de forma mayoritaria, y están revolucionando a los equipos de Compras que han sufrido una merma de personal y una mayor presión por recortar costes durante la crisis.

Repasamos en grandes líneas, los sistemas y herramientas que configuran lo que podríamos llamar los pilares de un auténtico Plan Estratégico en Compras:

1. El Análisis del Gasto atañe tanto al proceso como a la herramienta con las que los equipos de compras obtienen datos sobre el gasto, lo analizan y logran tomar decisiones a partir de ellos. Cuando una compañía conoce su ciclo del gasto en todos los aspectos, puede alcanzar mejores decisiones de cara a futuros procesos de compras y aprovisionamiento. Las herramientas automáticas de medición del gasto permiten extraer informes y obtener la información en un formato con el que los profesionales de compras pueden trabajar más ágilmente y facilita la toma rápida de decisiones.

2. La automatización del Aprovisionamiento permite a las empresas resolver todo el ciclo de aprovisionamiento de forma integrada, a través de un interfaz que permite identificar, evaluar, negociar e implementar mejoras y servicios específicos en función del proceso de compra del que se trate según las diferentes áreas de negocio. De esta forma, se optimiza la previsión de productos y servicios que son realmente necesarios, a los mejores precios.

3. Los sistemas de Gestión de Contratos actúan como un sistema centralizado para registrar y almacenar todos los contratos y los documentos relativos a éstos. Permiten un acceso rápido y accesible desde cualquier área de negocio. Por un lado, se consigue una referencia efectiva a la que acudir para comprobar el cumplimiento en la entrega de bienes o servicios y a los precios convenidos. Por el otro, se construye una biblioteca de plantillas de tipos de contrato que pueden agilizar otros procesos de aprovisionamiento semejantes.

4. Las aplicaciones para la gestión de la información de los proveedores ayudarán a los equipos de compras a hacer el seguimiento de la consistencia y fiabilidad del proceso de entrega y prestación de servicios de los proveedores. Estas aplicaciones permiten monitorizar y evaluar el grado de cumplimiento en tiempo, calidad y presupuesto del servicio del proveedor. Se pueden fijar niveles de respuesta, puntuaciones y ratios con los que establecer métricas con las que tener una visión objetiva de lo que está pasando. Esto va a ser especialmente útil en los casos de equipos dispersos o que trabajan desde distintas ubicaciones.

Si ponemos a funcionar estos cuatro motores juntos y bien sincronizados, podemos entonces hablar de un Plan Estratégico de Compras que lleve a las compañías a identificar y lograr importantes ahorros en costes, mayor grado de cumplimiento de los contratos y una mayor visibilidad y control del gasto.