Muchos son los profesionales que utilizan el término compras y aprovisionamiento indistintamente, y es que son términos muy similares pero con significados diferentes. En este artículo vamos a aclarar las posibles dudas que puedan surgir al respecto.

La Función de Compras

El departamento de Compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda conseguir los objetivos marcados. En definitiva, una serie de tareas de vital importancia para que los suministros y las materias primas estén acorde con las necesidades de la empresa.

■ El departamento de Compras no puede cumplir su función de forma aislada. La organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar y la conexión con otros departamentos de la empresa.

■ Para ello se tiene en cuenta:

• Los presupuestos elaborados por el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y de almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

 ■   Sus funciones son:

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar y medir los envíos de los proveedores: cumplimiento en calidad y cantidad
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los demás departamentos.

■ Sus objetivos son:

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir materiales con la calidad adecuada para los fines a los que se destinan.
• Conseguir la mejor relación calidad-precio.
• Negociar precios y marcar presupuestos
• Cerrar condiciones de pago
• Conseguir suministros a tiempo, y en lugar preciso
• Cerrar contratos
• Homologar proveedores
• Controlar la calidad del producto y servicio
• Colaborar con las demás áreas de la empresa.

La Función de aprovisionamiento

■  Es el conjunto de operaciones que realiza la empresa para abastecerse de los materiales necesarios. Comprende:

• La planificación y la Gestión de las compras
• El almacenaje de los productos
• Propuestas de mejoras y soluciones para optimizar los flujos

■   Las principales funciones de la gestión de aprovisionamiento son:

• Adquirir los materiales necesarios para la elaboración o comercialización de los productos.
• Gestionar el almacenaje de los productos, manteniendo los stocks mínimos de cada material.
• Controlar los inventarios y los costes asociados a los mismos.

■   Los objetivos del aprovisionamiento son:

• Calcular las necesidades de la empresa logrando un inventario suficiente para que la producción no carezca de materias primas y demás suministros.
• Minimizar la inversión en inventarios.
• Establecer un sistema de información eficiente.
• Cooperar con el departamento de compras.

Términos similares pero con finalidades diferentes

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