La estructura de la empresa actual, cada vez más horizontal, con un importante flujo transversal de procesos y clientes internos, impone también nuevas formas de materializar el rol de aquellas funciones que son básicas para el negocio. La función de compras es una de ellas.

Parece que la relación de compras con el resto de la empresa es unidireccional: según la estrategia y las pautas marcadas por la empresa, el departamento de compras resuelve las tareas de aprovisionamiento y las compras según las necesidades expuestas.

Pero un nuevo esquema de comunicación y de relaciones en la propia sociedad, está permeando en el mundo empresarial, que aprovecha así, una nueva forma más ágil y completa de abordar las sinergias que surgen cuando los departamentos pueden colaborar y ser escuchados directamente por el departamento de compras.

Algunas ideas al respecto:

– Desde Compras, se pueden mostrar a otros departamentos las novedades en recursos, productos o servicios relacionados con sus necesidades, manteniendo al día del estado del arte en su campo de acción a los profesionales de dichos departamentos. Este flujo de información contribuye a crear una corriente de valor dentro de la empresa, y construye una actitud común de innovación que facilitará el crecimiento y la competitividad de la empresa en sus procesos internos.

– Los plazos y procesos que se manejan en Compras afectan también a la planificación en otros departamentos. Por eso es importante permitir que haya una cierta visibilidad de la anatomía y del estado de procedimientos y procesos del área de compras para que el resto de departamentos puedan revisar y actualizar sus propias estrategias en función de ello. Al mismo tiempo, una forma de mejorar en eficiencia el flujo del aprovisionamiento, es permitir que los departamentos puedan intervenir e interactuar con algunos factores o hitos que se marcan en la agenda de aprovisionamiento y que les afectan directamente.

– Facilitar un listado de proveedores homologados entre los que los propios profesionales de los distintos departamentos puedan elegir y seleccionar en función de cómo se adaptan mejor a sus necesidades reales. Una ventaja añadida es que los profesionales de cada departamento puedan tener habilitada la opción de hacer pedidos en tiempo real seleccionando a uno u otro proveedor.

– Una herramienta o plataforma de comunicación interna para compras, conducida y dinamizada desde el área de compras, que proporcione un espacio donde acudir a por información, resolver dudas o pequeñas incidencias, hacer propuestas y que permita compartir imágenes, adjuntar archivos, quedando como registro de toda la información de valor que se genera en la interacción del área de compras con el resto de los departamentos.

En definitiva, cualquier paso que se quiera dar hacia un mejor aprovechamiento de la colaboración de compras con otros departamentos, pasa por contar con una plataforma automatizada de la Función de Compras, que tenga bien estructurada la comunicación e interacción en tiempo real sobre las tareas y cuestiones relacionadas con las compras de todos los departamentos de la empresa, abierta y transparente para éstos.