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Cómo optimizar la gestión de compras a través de la implantación de un software

Entender la importancia del proceso para la optimización de compras de una empresa

Implementar la mejora en el departamento de compras puede dar como resultado un considerable ahorro anual. ¿Cómo se consigue? reduciendo los gastos en servicios y suministros y potenciando la eficiencia de los empleados, es decir, incrementando su productividad y mejorando la rentabilidad de la empresa.

Sin embargo, los departamentos de compras frecuentemente se encuentran con obstáculos y expectativas que ya no pueden gestionar de manera autónoma. Los resultados deben obtenerse de manera rápida, rentable y de excelente calidad, sin generar complicaciones.

En este artículo, discutiremos cómo puedes llevar a cabo la mejora del departamento de compras y las estrategias que tu organización puede implementar. Adicionalmente, te explicaremos cómo puedes iniciar este proceso a través de una solución tecnológica.

Ventajas de la optimización de compras para tu empresa

La optimización de compras proporciona una serie de beneficios a tener en cuenta en las empresas que se deciden a digitalizar estos procesos. Primero, resulta en un ahorro de costes significativo, ya que las estrategias como la negociación de precios, la consolidación de proveedores y la compra en volumen pueden ayudar a reducir los gastos. Además, un proceso de compra optimizado y centralizado puede minimizar los errores y evitar compras duplicadas o innecesarias.

Por otro lado, la optimización de compras también  incrementa la eficiencia operativa, ya que un proceso de compra bien estructurado reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar las compras. Esto puede liberar recursos para centrarse en otras áreas de la empresa.

Además, un proceso de compra optimizado mejora las relaciones con los proveedores, minimizar varios riesgos, como la dependencia de un único proveedor o las interrupciones en la cadena de suministro, y proporcionar una mayor visibilidad y control sobre las compras. También contribuye a las metas de sostenibilidad de cualquier empresa.

¿Qué necesita tu empresa para iniciar la optimización del departamento de compras?

Hoy en día, hay una gran cantidad de soluciones tecnológicas que pueden contribuir al crecimiento y éxito de tu empresa. Es posible que tu proceso de compras haya sido alguna vez lo suficientemente sencillo como para justificar el uso de una simple hoja de cálculo.

No obstante, a medida que se expande, te enfrentarás a un mayor número de errores humanos y complicaciones que harán que los procesos manuales ya no sean viables.

Un software orientado a las compras es un excelente punto de partida para la optimización del departamento de compras. Te facilitará la gestión de todas las funciones cotidianas del proceso de compras, permitiéndote ahorrar tiempo y dinero mientras tus empleados se enfocan en tareas más estratégicas. Las soluciones tecnológicas transforman completamente la manera en que gestionas las compras, haciendo todo el proceso mucho más ágil, sencillo y manejable.

La solución de Fullstep es una de estas. Su funcionalidad cubre todo el proceso operativo de compras, desde la solicitud de un producto, la búsqueda y homologación de proveedores, la licitación, comparativa y adjudicación de ofertas, la gestión de su contrato, al aprovisionamiento, mantenimiento de catálogos de producto y la administración de facturas. Ello permite tener el control total de tus productos y servicios, y de tu proceso de compra y aprovisionamiento, en un entorno digital.

Con nosotros, podrás digitalizar todos los procesos de compras en un entorno de alto rendimiento donde la información se comparte de manera estratégica y se ofrecen servicios exclusivos.

Cómo asegurar la optimización de la gestión de compras a través de la digitalización

  • Definiendo correctamente las necesidades y la hoja de ruta: es clave la selección de las herramientas adecuadas. Para extraer todo el valor de un software de gestión de compras es importante que se ajuste a las características específicas del negocio y que su implementación y adopción sea ágil.
  • Refinando los procesos de suministro estratégico: Nos referimos a buscar una mayor sinergia con el negocio y otros procesos, integrar innovaciones que permitan potenciar su desempeño y procurar que estos procesos sean accesibles y usables, complementándolos con plantillas, mejores prácticas y recursos multimedia.
  • Implantando un modelo de gestión de compras: flexible que involucre a los usuarios necesarios. Esto significa que debemos emplear un modelo de gestión más centralizado cuando sea necesario mejorar el control, promover la descentralización para ganar en cercanía con el usuario interno y no tener temor a crear una estructura propia, a medio camino entre ambas, si ello permite adaptarse mejor a las distintas circunstancias.
  • Ofreciendo la capacitación y el soporte necesario a los usuarios internos y externos: Para esto, necesitaremos trabajar en actualizar las habilidades del equipo de compras y asegurar la capacitación de todos los usuarios para extraer todo el valor de las soluciones implantadas, aspecto crítico para que la inversión en digitalización se convierta en palanca de mejora de resultados.
  • Explotando la visibilidad y el conocimiento que ofrece la tecnología: Un software de gestión de compras ofrece una visión global que se traduce en control y trazabilidad total del proceso de compras y aprovisionamiento minimizando sus riesgos y facilitando la mejora continua. Es crucial aprovechar estas ventajas para la innovación.
  • Comprendiendo que gestionar las relaciones con los proveedores no es lo mismo que gestionar su rendimiento: Además de acompañar a los proveedores para que la adopción sea ágil, sugerimos definir un modelo que aplique métodos de calificación con métricas para medir los avances, aprovechar los beneficios de la colaboración y la retroalimentación constructiva y bidireccional, e integrar la gestión del rendimiento de los proveedores en todo el proceso para obtener una visión más completa.

Errores graves a la hora de la optimización de compras

No obstante, al implementar un software para optimizar la gestión de compras, es crucial tener en cuenta ciertos comportamientos que pueden conducir a errores de gran magnitud. Dichas prácticas son las siguientes:

  • No analizar las necesidades del negocio: No es posible saber cuál es el software que mejor cumple con los objetivos de una organización de compras, sin haber realizado previamente un análisis de la situación actual de su actividad, incluyendo sus fortalezas y sus debilidades y oportunidades de mejora.
  • No involucrar a los agentes adecuados: Incluir a los stakeholders aumenta las posibilidades de éxito y reduce los posibles conflictos que, de lo contrario, podrían surgir.
  • Elegir una solución poco flexible o demasiado compleja: La selección del software a implementar debe basarse en su adecuación, evaluada objetivamente, a las necesidades identificadas por el departamento de compras y el resto de agentes implicados. La solución elegida debe ser personalizable a estas necesidades y a los procesos que las respaldan.
  • No ofrecer el acompañamiento adecuado a los equipos: El proceso de aprendizaje y adaptación de los equipos es un aspecto clave, y aunque puede implicar tiempo y recursos ofrecer una adecuada capacitación y soporte a los usuarios, es una práctica que dará frutos.

Casos de éxito de optimización del departamento de compras

Hay numerosos casos de éxito de empresas que han logrado importantes beneficios a través de la optimización de compras. Por ejemplo, algunas empresas han logrado reducir sus costes de compra en más del 20% a través de estrategias como la consolidación de proveedores y la negociación de precios. Otras han mejorado su eficiencia operativa al automatizar sus procesos de compra y reducir el tiempo de procesamiento de pedidos, o incluso han logrado fortalecer sus relaciones con los proveedores y minimizar los riesgos asociados a las compras a través de una gestión de compras más efectiva y estratégica.

Una optimización exitosa del departamento de compras no se logra de la noche a la mañana. Requiere un compromiso continuo con la mejora, la innovación y la adaptación al cambio. Sin embargo, los beneficios que se pueden obtener son significativos y pueden tener un impacto importante en la rentabilidad y la competitividad de una empresa.

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