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Cómo optimizar el proceso de homologación de proveedores en las empresas

¿Qué es exactamente la Homologación de Proveedores?

La homologación de proveedores es un procedimiento mediante el cual las empresas evalúan, verifican y certifican las capacidades y competencias de un proveedor para cumplir con determinados requisitos o estándares.

La implementación de un proceso sistemático de homologación de proveedores, garantiza que estos cumplan con los estándares establecidos y estén alineados con sus valores, objetivos y expectativas, minimizando riesgos y fortaleciendo las relaciones con la cadena de suministro.

Consideraciones a tener en cuenta al definir un proceso de homologación de proveedores

  • Objetivos claros. Es fundamental determinar qué se espera lograr con el proceso de homologación. Esto se en traduce decidir prioridades y concretar si se busca asegurar la calidad, sostenibilidad, cumplimiento legal, o una combinación de estos y otros factores.
  • Criterios definidos. Establecer criterios claros y objetivos es vital para que el proceso sea transparente y justo. Estos criterios pueden atender a posibles riesgos estratégicos, financieros, técnicos, de calidad o nivel de servicio, innovación, normativo o sostenibilidad.
  • Documentación. El proceso de homologación frecuentemente requiere una serie de documentos que el proveedor debe presentar
    y renovar para acreditar que se cumplen estos criterios. Es crucial que estas solicitudes de documentación sean claras y pertinentes.
  • Evaluación y auditoría. Más allá de la documentación, en algunos casos puede ser necesario integrar en el proceso visitas, inspecciones o auditorías para validar la información proporcionada por el proveedor.
  • Feedback y comunicación. La comunicación abierta con los proveedores es esencial. Contar con un canal de comunicación bidireccional, como un portal de proveedores a través del que proporcionar feedback sobre su desempeño y áreas de mejora fortalecerá la relación y garantizará mejoras continuas.
  • Revisión periódica. El proceso de homologación no debe ser un acto único. Es esencial revisar y actualizar de forma continua las homologaciones para actualizar el estado de cada proveedores y asegurar que los proveedores siguen siendo aptos y garantizar la calidad y el cumplimiento.

Cómo realizar un proceso de homologación de proveedores

Existen diferentes metodologías que se pueden aplicar a la hora de realizar una homologación de proveedores. Una práctica habitual es la realización de un cuestionario. con los aspectos clave que busca verificar en sus proveedores y que estos deben cumplimentar adjuntando toda la documentación solicitada como prueba de este cumplimiento. Con sus respuestas, se evalúa su grado de idoneidad y nivel de coincidencia con los criterios buscados. y se hace un seguimiento de cumplimiento a lo largo del tiempo.

El objetivo es obtener una valoración clara del proveedor basada en criterios definidos previamente. Esto aporta la información necesaria para tomar una decisión informada: aceptar, rechazar o aplazar la homologación hasta que se corrijan las deficiencias identificadas.

Qué tener en cuenta a la hora de homologar un proveedor

A la hora de diseñar el modelo de homologación es importante identificar qué se quiere proteger, y hacer un cruce según su criticidad para cada categoría de suministro. Los aspectos que puede ser necesario revisar para la homologación del proveedor (e identificar el perfil de riesgo como compañía) pueden incluir los siguientes ámbitos:

  1. Calidad. Sobre la necesidad de que el proveedor tenga implantado algún Sistema de Calidad, o haya obtenido y tenga vigentes certificados específicos (ya sean Normas de ámbito global o de aplicación en sectores de actividad concretos).
  2. Cumplimiento legal. Sobre el cumplimiento del proveedor con las normativas que apliquen a su actividad en materia de PRL, Protección de datos (RPGD) o compliance penal.
  3. Seguridad. Sobre la necesidad de cumplir con determinadas garantías en relación a la seguridad industrial y los riesgos de la explotación del negocio, como la contratación de seguros de Responsabilidad Civil entre otros.
  4. Ciberseguridad. Sobre la exigencia de que los proveedores y sus sistemas cumplan con las normativas de seguridad en este ámbito.
  5. Situación financiera. Sobre el perfil de riesgo financiero del proveedor, la comprobación de que es estable y está al corriente del pago de sus obligaciones con el Estado, sus trabajadores y sus propios proveedores.
  6. Valores de RSC y ESG. Sobre el alineamiento de los valores de la empresa y los de sus proveedores, especialmente desde el punto de medioambiental, social y de gobernanza.

Por otro lado, se pueden establecer acciones complementarias a las anteriores, dirigidas a homologar su producto o establecer su nivel de respuesta y capacidad. Los aspectos a evaluar pueden incluir entre otros:

  1. Capacidad de producción. Para comprobar que el proveedor tiene la capacidad de producción y servicio para dar respuesta en tiempo y forma a las necesidades de la empresa.
  2. Requisitos técnicos. Para confirmar que lo que se ofrece encaja perfectamente con la necesidad y que mantiene el estándar de calidad esperado.
  3. Packaging. Para verificar que el empaquetado es adecuado y cumple tanto con la normativa y las políticas de la empresa en materia de medioambiente, como con las expectativas y necesidades.
  4. Tiempos de entrega. Para certificar cuándo y cómo se realizan las entregas.
  5. Atención postventa. Para conocer las políticas de la empresa proveedora en relación a la atención y soporte al cliente.

Beneficios de un proceso de homologación estructurado y optimizado

  • Reducción de riesgos. Al trabajar con proveedores que cumplan con criterios específicos, las empresas pueden minimizar posibles problemas relacionados con la calidad, entrega y otros aspectos clave para la imagen corporativa.
  • Relaciones sólidas. Un proceso transparente y justo fortalece la relación con los proveedores, creando un ambiente de confianza y colaboración.
  • Optimización de la cadena de suministro. Trabajar con proveedores homologados asegura una cadena de suministro más eficiente y confiable.
  • Cumplimiento regulatorio. Muchas industrias tienen regulaciones específicas que deben cumplir. La homologación puede ayudar a garantizar que los proveedores estén alineados con estas regulaciones.

Herramientas tecnológicas en el proceso de homologación

Una solución de software de SRM (Supplier Relationship Management) competitiva debe incorpora la tecnológicas tecnología que dé soporte funcional al proceso de homologación de los proveedores. Gracias a esta tecnología las empresas pueden:

  • Centralizar la información de todos los proveedores en un único repositorio.
  • Automatizar la solicitud y recopilación de documentación a través de flujos y formularios personalizables a las necesidades de cada sector de actividad y mercado.
  • Evaluar y puntuar a los proveedores según los criterios definidos en un rating de proveedores.
  • Monitorizar la evolución global y particular de cada proveedor, y darle seguimiento a través de alertas.
  • Facilitar la comunicación y el feedback con los proveedores a través de un canal bidireccional.

Al integrar la tecnología en el proceso de homologación, las empresas pueden asegurarse de que el proceso sea más eficiente, transparente y efectivo, y garantizar su continuidad lo que resulta en una selección de proveedores más sólida y confiable.

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