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Cómo mejorar la colaboración y la comunicación con tus proveedores mediante software

¿Qué es exactamente un Software de Gestión de Proveedores?

Un software de gestión de proveedores, también conocido como SRM (Supplier Relationship Management), es una herramienta tecnológica diseñada para optimizar y estandarizar la interacción entre una organización y sus proveedores. Este software consigue mejorar la eficiencia de la cadena de suministro y gestión de riesgos, y puede contribuir significativamente a la mejora de las relaciones comerciales.

La implementación de un software de gestión de proveedores permite a las organizaciones recopilar, almacenar, analizar y manejar información relacionada con sus proveedores de manera sistemática para ejecutar una serie de funciones que incluyen la búsqueda y selección de proveedores, su homologación, el seguimiento de su nivel de desempeño o la gestión y mitigación de riesgos y contingencias.

El software de gestión de proveedores consigue así ayudar a las organizaciones a seleccionar, homologar y desarrollar a los proveedores adecuados. Esto se logra al permitir a las empresas recopilar, analizar y mantener gran cantidad de datos de los proveedores actuales o potenciales, tanto a nivel corporativo (rendimiento económico y financiero, información de cumplimiento en material de seguridad y sostenibilidad etc.) como de sus productos y servicios (calidad, fiabilidad de entrega, no conformidades, nivel de satisfacción de los usuarios etc.).

Una vez seleccionado un proveedor en una licitación, el software de gestión de proveedores monitoriza el rendimiento de este en función de una serie de indicadores clave de rendimiento (KPIs). Estos KPIs configurables sobre el nivel de cumplimiento en todos los ámbitos mencionados (calidad del producto, puntualidad de entrega, precisión de la facturación, cumplimiento de las normas de seguridad y medioambientales etc.) arrojan unos resultados que pueden utilizarse para dar retroalimentación a los proveedores para trabajar en mejoras conjuntas.

La gestión de riesgos es otra área en la que el software de gestión de proveedores aporta gran valor. Al recopilar y analizar información sobre los proveedores, las organizaciones pueden identificar y mitigar posibles riesgos, tales como interrupciones en la cadena de suministro, problemas de calidad o incumplimientos de las normativas, que pueden afectar gravemente tanto a la actividad como a la reputación de cualquier negocio.

Consideraciones a tener en cuenta al elegir un Software de Gestión de Proveedores

La selección de un software de gestión de proveedores debe ser una decisión orientada por las necesidades específicas de cada organización. Es esencial evaluar una serie de factores clave al considerar su elección:

1. Usabilidad:
El software debe ser fácil de usar y su curva de aprendizaje debe ser razonablemente corta. Se debe tener en cuenta la capacidad de los usuarios para manejar de forma autónoma el software sin requerir un nivel excesivo de formación técnica.

2. Funcionalidad:
La funcionalidad del software es otro factor crítico. El software seleccionado tener capacidad funcional para cumplir con todas las necesidades de la empresa en el ámbito de la búsqueda, selección, homologación, desarrollo, colaboración y gestión del riesgo de proveedores.

3. Personalización:
El software debería tener capacidad de configuración para ajustarse de forma personalizada a las operaciones y procesos específicos de cada empresa.

4. Integración:
La capacidad de integración del software es esencial. Debe ser capaz de funcionar de manera conjunta y sin conflictos con otros sistemas ya implementados en la organización. La integración facilita un flujo de trabajo eficiente y continuo, evitando la fragmentación de datos y operaciones.

5. Soporte a usuarios:
El soporte a usuarios proporcionado por el proveedor del software es un aspecto que no debe ser subestimado. En caso de problemas técnicos o dudas sobre el funcionamiento del software, es vital contar con un soporte oportuno, eficaz y experto.

6. Precio:
Es necesario evaluar la inversión requerida no sólo en términos del precio inicial, sino también considerando los costes a largo plazo asociados a actualizaciones, mantenimiento y posibles extensiones o personalizaciones.

Al tener en cuenta estos factores se garantiza la optimización de las operaciones y la obtención de un retorno de inversión significativo.

¿Qué beneficios aporta la implantación de un software de Gestión de Proveedores?

La incorporación de un sistema de gestión de proveedores en la infraestructura de una organización proporciona una variedad de beneficios clave. A continuación, se presentan algunos de los más relevantes:

1. Optimización de operaciones
El beneficio más inmediato de la implementación de este sistema es la mejora significativa en la eficiencia de las operaciones. En lugar de manejar múltiples sistemas dispares, la organización tiene acceso a una plataforma integrada que centraliza todos los procesos, actividades e información, reduciendo considerablemente los errores y el tiempo invertido en tareas administrativas, liberando así recursos que pueden ser reasignados a otras áreas críticas del negocio.

2. Minimización de riesgos
El uso de un software para la gestión de proveedores permite controlar la actividad de los proveedores, integrando y monitorizando múltiples datos propios y de terceros, y definir alertas para tomar decisiones a tiempo que permiten reducir la incertidumbre y el riesgo.

3. Fortalecimiento de las relaciones con proveedores
La implementación de un sistema de gestión de proveedores eficaz mejora las relaciones con los socios comerciales. La existencia de un registro detallado y sistemático de cada proceso e interacción permite identificar áreas de mejora, responder de manera rápida a posibles problemas y mantener un clima de satisfacción y colaboración que favorezca el desarrollo de los proveedores.

4. Reducción de Costes
La adopción de la tecnología de gestión de proveedores puede conllevar a una notable reducción de costes. La disminución del tiempo invertido en tareas administrativas se traduce en un ahorro de recursos financieros.

Un software acorta los tiempos de decisión y mejora la colaboración y comunicación con proveedores

Estadísticas: visión integral, global y comparativa entre proveedores

La disponibilidad de una función de análisis histórico en un software de gestión de proveedores es esencial para el acceso a estadísticas valiosas. Permite a las empresas rastrear la actividad y la evolución de un proveedor o producto específico a lo largo de dos años.

Alineado con lo anterior, el software de gestión de proveedores no sólo permite obtener datos sobre un proveedor en particular, sino que facilita la comparación entre diferentes opciones de suministro y la visión global de la base de proveedores.

Estas estadísticas son cruciales para evaluar situaciones concretas, predecir contingencias futuras y tomar decisiones a tiempo.

Evaluación de la relación Negocio-Proveedor.

Una herramienta completa como un software de gestión de proveedores permite evaluar de manera rápida y efectiva la calidad de la relación con cada proveedor. La ficha del proveedor se convierte en información de valor para optimizar la relación con los proveedores, minimizando costes y riesgos y maximizando los beneficios.

Más allá de las cuestiones económicas y el análisis del gasto incurrido al adquirir bienes y servicios, un software de gestión también permite realizar un seguimiento detallado de las compras y un control de los plazos de cada proveedor.

En un mundo cada vez más rápido e interconectado, las empresas deben poder adaptarse a los cambios rápidamente, lo que en gran medida implica contar con una cadena de suministro ágil y proveedores que puedan prestar sus servicios o enviar sus productos en el menor tiempo posible, sin incidencias y sin incrementar el riesgo al que se expone la organización.

Registro integral de interacciones con el proveedor.

El éxito de la relación negocio-proveedor depende también en gran medida de la comunicación efectiva. El uso de un software de gestión para interactuar con un proveedor permite dar un salto cualitativo en términos comunicativos a su negocio. Gracias a esta herramienta, la comunicación con un proveedor es mucho más sencilla y sobre todo más ágil, lo que mejora la relación con él.

El software permite revisar todas las comunicaciones intercambiadas con un proveedor y, además, registrar a todas las personas que trabajan en dicha empresa con las que se establece algún tipo de intercambio de información o documentos.

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