La urgente modernización de la función de compras en el sector servicios industriales

La urgente modernización de la función de compras en el sector servicios industriales

22 de junio de 2015

Una de las principales carencias en el sector de los servicios industriales en España tiene que ver con la falta de trazabilidad del ciclo del gasto, al no existir un departamento de compras único que tutele el proceso de aprovisionamiento.

La inexistencia de una plataforma integrada para el control y gestión de la información de compras tiene una clara consecuencia: está privando a las compañías de lograr importantes ahorros y limita las posibilidades de incrementar los resultados positivos desde el área de compras.

Las empresas deben plantearse una urgente modernización de la función de compras. Y para ello, lo primero es analizar con detenimiento el punto de partida, para determinar la idoneidad en lo relacionado con la organización, los procesos y sistemas.

Los obstáculos a superar

En el necesario análisis del punto de partida ya citado, lo habitual es encontrar patrones comunes en la gestión de compras que impiden ganar competitividad frente a otras empresas:

– Centros muy dispersos geográficamente y con sus propias cuentas de resultados.
– Actividad de compras excesivamente atomizada: multitud de puntos de aprovisionamiento y proveedores locales.
– Carencias en el establecimiento de una adecuada previsión financiera, lo que conlleva que se produzcan tensiones de caja.
– Escasa penetración de los acuerdos marco negociados por los departamentos de compras.

Soluciones a implementar

La puesta en marcha de un modelo global, soportado en una plataforma integrada de compras con información actualizada disponible en tiempo real y a la que tengan acceso los proveedores, mejorará notablemente la eficiencia en la función de compras.
Un modelo que permitirá establecer indicadores con los que medir la penetración de los objetivos estratégicos marcados por la dirección, no sólo contabilizando ahorros, sino también aportando visibilidad sobre el número de pedidos y sus importes (integración de sistemas ERP), sobre las facturas totales emitidas y su incorporación automática a la contabilidad de la compañía.

El sector de servicios industriales necesita soluciones específicas que pasan por cinco aspectos fundamentales:

1.- Descentralizar el aprovisionamiento (gestión de pedidos)
Se trata de proporcionar las herramientas adecuadas a los gestores de los contratos para la emisión de pedidos de una manera ágil, manteniendo el control y responsabilidad sobre los mismos en todas sus etapas (emisión, aprobación, recepción y seguimiento).
2.- Trazabilidad y control integral de la gestión de compras y aprovisionamiento en toda la empresa: Finanzas, Compras, Administración.
3.- Negociaciones centralizadas asegurando su cumplimiento en los pedidos emitidos por los gestores de los contratos: catálogo electrónico, pedidos exprés, vales de pedido, etc.
4.- Gestión integrada con los proveedores a través del Portal de Proveedores: pedidos, facturas, gestión documental, homologación y calidad.
5.- Solución integrada con los sistemas contables y de pago de la compañía.

La experiencia de Fullstep nos permite afirmar que la aplicación de esta estrategia permite mejorar los resultados económicos vía ahorros en un 8%, y en más del 60% en lo que se refiere a eficiencia administrativa a través de la reducción del tiempo de gestión de un pedido (emisión, recepción, albarán, factura y contabilización).

Bajo un entorno optimizado, una empresa tipo podría reducir las reclamaciones de proveedores en más de un 70% y eliminar prácticamente las facturas erróneas.

Lo mismo sucedería con los tiempos dedicados a dar de alta a un proveedor y a procesar todo el ciclo de facturación, que en ambos casos se mejorarían por encima del 80%.

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