Claves de la negociación con proveedores para la reducción de costes: Análisis interno y Ofertas

Claves de la negociación con proveedores para la reducción de costes: Análisis interno y Ofertas

10 de abril de 2014

Cómo y a quién compramos son parámetros fundamentales en la reducción de costes de la empresa. Vamos a repasar los puntos principales del primer tramo que se acomete a la hora de negociar una contratación de productos o servicios para la empresa.

Análisis de las prácticas en compras de la compañía

Una estrategia eficaz de reducción de costes empieza siempre con una mirada hacia dentro de la organización.

En toda empresa llegan a existir procedimientos y prácticas que se consideran imprescindibles tan sólo porque “siempre se ha hecho así”. Nadie se pregunta el motivo por el cual se implantaron y nadie analiza el hecho de si siguen siendo útiles.

Pero es importante superar ese aspecto tradicionalista en las compras de la empresa, y cuestionarse las prácticas que, desde un primer vistazo, no arrojan una clara imagen sobre su idoneidad. En concreto, proponemos dos ejercicios al respecto:

  • Reformulación de la Necesidad: uno de los aspectos a cuestionar nos lleva a preguntas claras sobre si lo que está adquiriendo la empresa constituye un pilar o fuente estratégica de su proceso de negocio o de producción. Las preguntas, llegados a este punto, serán tan básicas como estas: 

¿Necesito realmente lo que compro?

¿Por qué no es posible cambiar las especificaciones técnicas?

¿Realmente necesitamos que el proveedor entregue en un plazo de 15 días?

¿Estamos seguros de que marketing no aceptará una nueva propuesta?

  • Redefinir el Panel de Proveedores: mantener la competitividad exige una mirada constante hacia lo que el mercado nos ofrece. Es importante consultar y comparar nuevas ofertas de nuevos proveedores que entran en el juego. Muchos avances y novedades tecnológicas contribuyen a que los proveedores sean también más competitivos en ofertas, y es importante conocer el estado de éstas para poder aprovechar esta mejora evolutiva. En definitiva, se plantearán preguntas de este tipo:

¿Por qué no trabajar con un proveedor chino?

¿Habrán mejorado las condiciones del mercado en estos 10 años?

¿Cuántas empresas pueden suministrar este producto/servicio en este momento?

Siempre hay más de una solución posible y lograr erradicar ideas como “esto nunca será aceptado por dirección general”, “es imposible cambiar de proveedor” o “nosotros jamás trabajamos con stocks en consigna” puede marcar un hito en la mejora de la competitividad de la empresa.

Configuración y documentación para la solicitud de ofertas

Antes de llamar a los proveedores y solicitarles ofertas de productos o de servicios, se importante sentar las bases de lo que necesitamos y las condiciones en las que se quiere recibir. Para ello, se va a elaborar una documentación que será muy útil para ambas partes.

  • Formulación de Especificaciones: es necesario formular la especificación del servicio o material de la forma más exhaustiva posible. En dicha especificación incluiremos: los requisitos de los usuarios, objetivos de negocio, restricciones de diseño, estándares externos, etc. Este documento tendrá que consensuarse con todos los implicados en el proceso.
  • Pliego de Condiciones: una vez se han obtenido los requisitos específicos del material, también se detallarán los objetivos de la negociación, las condiciones de contratación e información complementaria para que los distintos proveedores participantes puedan presentar oferta. Esta información se plasmará, siguiendo una estructura uniforme, en el pliego de condiciones que se enviará a todos los proveedores invitados a participar en la negociación.

Análisis y homogeneización de Ofertas

Una vez recibidas las primeras ofertas, un primer paso es asegurarse de que todos los proveedores se ajustan al pliego de condiciones y que sus ofertas son válidas y correctas. Después de esto, se inicia un proceso de homogeneización, en el que es conveniente que la información se organice y se muestre de manera que la comparación entre las diversas ofertas sea realista y justa. Una vez que todas las ofertas son homogéneas y están realizadas bajo los mismos criterios, se realiza la comparativa de precios.

Tanto el proceso de petición, como el de homogeneización de ofertas, pueden realizarse a través de herramientas tecnológicas diseñadas para esto. Su ventaja principal estriba en que nos permiten contactar y manejar información de un número de proveedores mucho mayor.

También se encargan de ordenarla y agruparla en múltiples escenarios de adjudicación, lo que nos facilita enormemente la comparación de ofertas y la toma de la mejor decisión.

En artículos siguientes, trataremos los puntos clave a tener en cuenta en la negociación con proveedores en las etapas posteriores del proceso.

 

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