Plan Anual de Compras (PAC)

  1. Aproximación al Plan Anual de Compras
  2. Elementos del Plan Anual de Compras
  3. Tiempo de elaboración y ejecución
  4. Aportaciones Fullstep
  5. Punto de partida del Plan Anual de Compras
  6. Objetivos del Plan Anual de Compras
  7. Enfoque metodológico: plan de trabajo

 

1. APROXIMACIÓN AL PLAN ANUAL DE COMPRAS

El Plan Anual de Compras debe ser uno de los principales instrumentos de gestión para la Dirección de Compras de una Compañía.

Permite establecer el plan de gestión de los responsables corporativos de compras (Commodities y Compradores), e instrumentar las actuaciones a ejecutar de forma coordinada con el resto de la organización (Unidades Usuarias, responsables de partidas presupuestarias, etc.), así como formalizar la presentación de objetivos de compras a la Dirección.

El Plan Anual de Compras define / planifica anualmente los procesos de compras a efectuar por el área de Compras para los próximos doce meses, así como el conjunto de acciones y objetivos de mejora de las compras y aprovisionamiento de la Compañía.

Con la elaboración del Plan Anual de Compras se pretende establecer:

  • Marco de planificación de la gestión anual del Área de Compras. Según la compañía, en ocasiones se puede extender a todo el perímetro (compras centralizadas y descentralizadas).
    • Categorías de Compras / volúmenes.
  • Acciones potenciales que se pueden realizar en cada Categoría de Compra para optimizar sus costes actuales.
    • Eficiencia, optimizar la demanda interna, mejorar gestión de proveedores, etc.
  • Calendario de ejecución: acciones / negociaciones procesos de compras.
  • Objetivos de ahorros a conseguir en la ejecución de las acciones identificadas, por cada Categoría y agregaciones.
    • Agregaciones por “familias / grupos” de Categorías de Compras.
    • Ahorros totales y planificación temporal de los mismos.
  • Informe síntesis para su presentación, aprobación y seguimiento.
    • Consolidación documentación / entregables anteriores Plan Anual de Compras.

 

2. ELEMENTOS DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS:

a. Plan Anual Resumen de Compras:

  • Perímetro de Compras: reclasificación presupuesto por Categorías de Compras (gasto recurrente, no recurrente / inversiones). Magnitudes y Volúmenes.
  • Magnitudes, Volúmenes y Objetivos de Ahorros por “Commodity”, y comparativa respecto al año anterior.

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b. Plan Anual por “Commodity” (Grupo / Familia de Categorías).

  • Perímetro de Compras por “Commodity”.
  • Objetivos de Ahorros por “Commodity” y comparativa sobre año anterior.
  • Principales palancas de mejora para la reducción costes “Commodity”.
  • Riesgos relevantes para la no consecución objetivos de ahorros.

 

c. Plan Anual por “Categorías” (Bienes y Servicios Recurrentes / No Recurrentes).

  • Perímetro de Compras por “Categoría de Compras” (Bienes y Servicios).
  • Objetivos de Ahorros por “Categoría”.
  • Principales palancas de mejora y riesgos relevantes obtención ahorros.
  • Características demanda y situación mercado de oferta / proveedores.
  • Calendario de ejecución proceso de compra.

 

3. TIEMPO DE ELABORACIÓN Y EJECUCION

Conforme a nuestra experiencia en proyectos de esta tipología, la definición de un Plan Anual de Compras alcanza una duración de 3 – 4 meses.

 

4. APORTACIONES FULLSTEP. (VERBALIZACIONES – BENEFICIOS):

Fullstep, Consultora de Negocio especializada en la reducción de costes y optimización de la función del control del gasto, gestión de compras y aprovisionamiento  y con una  amplia experiencia en proyectos PAC.

Contamos con numerosas referencias de éxito en proyectos de diseño y ejecución de Planes de Compras en Compañías referentes en sus sectores.

Llevamos más de 14 años de éxito implantando soluciones y reduciendo costes en diversos sectores: Alimentación, Automoción, Banca y Seguros, Servicios Industriales, etc.

Desarrollamos acciones de ahorros que mejoran con rapidez y de forma sostenible la cuenta de resultados.

Adecuamos las estructuras de costes de las empresas a las necesidades actuales del negocio.

Transformamos las compras en una función estratégica.

Nos apoyamos en nuestra Plataforma tecnológica que cubre el ciclo completo del gasto, actualmente es utilizada por más de 4.500 compradores y 100.000 proveedores, con más de 180.000 procesos negociados y un volumen de compras gestionado superior a los 8.500 MM€/año.

Somos una Compañía especializada en el diseño de Planes de Compras, aportamos  experiencia, metodología y recursos / equipos  especialistas para conseguir unos ahorros medios:

  • Servicios Externos: 19,7%
  • Servicios Generales: 18,4%
  • Infraestructuras y obras: 15,6%
  • Marketing y Publicidad: 17,2%
  • Tecnología: 17,5%

 

5. PUNTO DE PARTIDA DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS

El Plan Anual de Compras debe asegurar las mejores condiciones en calidad, servicio y precio para los bienes y servicios demandados. El PAC debe contribuir a:

  • Normalizar / estandarizar los procesos de compra a ejecutar para la contratación de los bienes y servicios recurrentes, así como para el desarrollo de proyectos puntuales incluidos en el ámbito de actuación establecido.
  • Incrementar la colaboración entre las Unidades Compradoras y las Áreas Usuarias, impulsando el trabajo en equipo de la función de compras en toda la organización.
  • Potenciar la generación de ahorros y la consecución de mejores condiciones con los proveedores, y su seguimiento respecto a los objetivos de reducción de costes inicialmente planificados.
  • Requiere una metodología y soporte especifico para optimizar las etapas de : Elaboración – Presentación / aprobación – Seguimiento.

 

Para ello debe disponer: 

  • De una planificación detallada de los procesos de compras a gestionar conforme al Presupuesto disponible para el año 2016.
  • Evaluar el recorrido de mejora de costes en base a las condiciones actuales y la aportación en términos de ahorro del área de Compras a la compañía.
  • Establecer objetivos de ahorros por Categorías de Compras.
  • Apoyo en la definición del Plan Anual, así como en su arranque y seguimiento de resultados.
  • Alcance del Plan de Compras, Plan Director de las actividades y objetivos por categorías de la función e compras: Presupuesto disponible, Perímetro de Gasto Recurrente, Ahorros, Líneas de Actuación, Calendario, etc.

 

6. OBJETIVOS DEL PLAN DE COMPRAS ANUAL:

Diseño del Plan:

  • Planificar los procesos de compras a efectuar durante 2016 dentro del ámbito de actuación definido, así como colaborar en la identificación de acciones para optimizar las negociaciones con proveedores y establecer los objetivos de ahorros del Plan de Compras por Categorías.
    • Identificación de la situación actual: volumetría de compras a realizar, especificaciones de usuarios, proveedores actuales, contratos y compromisos vigentes, precios unitarios, etc.
    • Elaboración del plan de gestión de compras: calendario de ejecución, objetivos de ahorros potenciales, acciones a acometer para reducir sus costes actuales, etc.
  • Evaluar los recursos necesarios para su ejecución, considerando el calendario definido y las horas estimadas para la ejecución de cada proceso de compra.
  • Implantar una metodología para la elaboración anual / periódica del Plan de Compras, de probada eficiencia y aplicable de forma recurrente en el tiempo.

 

Ejecución del Plan:

  • Participar directamente en la puesta en marcha de los procesos de negociación, apoyando y asesorando al personal del Área de Compras en la consecución de los ahorros de costes objetivo.
    • Colaboración en la ejecución de los procesos de compras integrantes del nuevo Plan: estrategia de negociación, lanzamiento del proceso al mercado, renegociación con proveedores, etc.
    • Contribuir al seguimiento de los resultados / ahorros cerrados con proveedores, y su comparación respecto a los objetivos establecidos por Categorías de Compra.

7. ENFOQUE METODOLÓGICO: PLAN DE TRABAJO

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FASE 1: Análisis situación de partida del PAC

  • Análisis situación actual / determinar perímetro Plan Anual de Compras

– Determinar / confirmar el perímetro de gastos e inversiones, por tipología o categorías (servicios generales, servicios externos, tecnología, etc.), que formarán parte del PAC.

– Establecer una primera segmentación del perímetro de actuación del PAC: identificar “volumen tratable” por Categorías de Compras y que constituirá su ámbito de gestión en los próximos 12 meses.

  1. Recogida y estudio de las cifras de gasto de los últimos 12 meses y presupuesto disponible para el año.
  2. Entrevistas con gestores y responsables de las partidas presupuestarias.
  3. Análisis de los contratos actuales y características de las necesidades de los usuarios (ver perímetro no tratable por PAC).
  4. Segmentación por “Grupos de Categorías” del perímetro de actuación PAC 2016.

 

  • Posicionar de forma homogénea las Categorías de Compras según su importancia y complejidad de contratación, con objeto de:
  • Seleccionar acciones similares para incrementar la eficiencia de la ejecución del PAC.

–   Planificar adecuadamente el calendario de ejecución según el tiempo de dedicación requerido.

  1. Posicionar Categorías en Mapa del Gasto / Estrategia Contratación Volumen del gasto, Impacto en modelo de producción. Dificultad obtener ahorros / complejidad contratación. Elaborar Mapa del Gasto / Estrategia de Contratación.

 

  • Definición acciones de reducción de costes y elaboración Ficha de Categorías
  • Identificación de acciones para reducir los costes en cada Categoría de Compra, mediante la optimización del proceso de negociación, así como por la determinación de mejoras de eficiencia en la demanda interna.
  • Evaluar el impacto del conjunto de acciones en ahorros de costes respecto a la “línea base presupuestaria” del proceso de compra a lanzar al mercado.

 

  1. Definición de acciones para la reducción de gastos / inversiones. Mejora de Eficiencia. Optimizar la demanda interna. Obtener mejores condiciones / precios de proveedores. Actuaciones estratégicas con proveedores clave.
  • Análisis del Mercado de Oferta en las Categorías de Compras que se considere necesario por su complejidad de contratación o características específicas que aconseje su realización (opcional).
  • Cumplimentación de la información de la situación actual y potencial de ahorro identificado de cada Categoría. Elaboración de Fichas y envío a responsables partidas presupuestarias / unidades usuarias para su validación.

 

  1. Elaboración de la Fichas de Categorías. Integración de datos: Volumetría, riesgos asociados, objetivos de ahorros, palancas de ahorros, etc.

 

 

  • Desarrollo y validación del PLAN ANUAL DE COMPRAS (PAC)

Consolidación de la información y preparación del Plan Anual de Compras 2016.

Presentación del Plan de Compras para los próximos 12 meses, conjuntamente con su planificación.

  1. Desarrollo y validación del Plan Anual de Compras 2016 (Integración de datos Categoría por “Commodity”. Consolidación datos y resumen total PAC.)

– Desarrollo del Calendario de ejecución del PAC, y evaluación horas de dedicación por procesos / Categoría.

  1. Planificación temporal de acciones, y calendario estimativo de ejecución de procesos de compra y consecución de ahorros. (Responsables y plazos de ejecución del PAC. Formato Ficha Calendario de Ejecución a definir según necesidades del PAC).

 

 

FASE 2: Ejecución PAC

2.1) Apoyo en la ejecución de los procesos de compras y obtención de los ahorros objetivo

  • En esta Fase apoyaremos a los compradores en la ejecución del PAC, recomendando la aplicación de nuestra metodología de gestión de un proceso de compra, así como los sistemas de soporte de Fullstep.
  1. Apertura de Concurso – si necesario – (pliegos, recomendación proveedores, alta proceso de negociación en Gs, alta de proveedor en portal) – Negociación (ofertas, comparativas, short list)- Adjudicación (informe, comunicación, contratos).

 

 

FASE 3: Ejecución PAC y obtención de ahorros

3.1) Seguimiento  de resultados PAC y reporting.

  1. Informes por categoría y global, fichas (resultados, ahorros, negociaciones, desviaciones), cumplimiento de objetivos, hitos calendario PARC.

 

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